Protocollo - manuale di gestione

Manuale di gestione del protocollo e del servizio archivistico comunale (art. 5 D.P.C.M. 31/10/2000).

Nel Comune di Trebaseleghe è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000.
Il Servizio sovrintende alla gestione documentale dal protocollo all’archivio storico, a norma del citato DPR art. 61, c. 3.
Il Servizio svolge i seguenti compiti:
- attribuisce i livelli di autorizzazione di accesso al protocollo informatico; individua, cioè, gli utenti e attribuisce loro un
livello di autorizzazione all’uso di funzioni della procedura, secondo le specifiche competenze, distinguendo quelli
abilitati all’inserimento, modifica e aggiunta di informazioni;
- garantisce il rispetto delle disposizioni della normativa nelle operazioni di registrazione e di segnatura del protocollo;
- garantisce la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;
- cura il ripristino della funzionalità del sistema nel più breve tempo possibile in caso di guasti o anomalie;
- garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di
gestione dei documenti e dei flussi documentali;
- autorizza le operazioni di annullamento;
- vigila sull’osservanza delle disposizioni del testo unico sulla documentazione amministrativa;
- indica le modalità tecniche ed operative per la gestione e la tenuta dei documenti;
- provvede annualmente al trasferimento dei documenti all’archivio di deposito;
- elabora il Piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la selezione periodica
e la conservazione permanente dei documenti;
- tiene traccia del movimento effettuato e delle richieste di prelevamento dei documenti dagli archivi;
- cura direttamente, o tramite operatori qualificati, il riordinamento, la schedatura e l’inventariazione dei fondi
archivistici;
- fornisce consulenza per la consultazione;
- provvede ad aggiornare il titolario di classificazione ed il manuale di gestione raccogliendo eventuali istanze di
modifica e miglioramento.